Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego [KSIĄŻKA]

Stan prawny: grudzień 2014 r. Głównym zadaniem sekretarza gminy, wynikającym z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym, jest organizacja pracy urzędu (zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, w tym prawidłowy obieg dokumentów, rozpatrywanie skarg i wniosków itp.). Nie jest to samodzielna kompetencja, bowiem za określenie organizacji i zasad funkcjonowania urzędu odpowiedzialny jest wójt. Przepisy ustawy o samorządzie gminnym stanowią jednak, że wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. W ramach organizacji pracy urzędu do kompetencji sekretarza należy również sprawne zorganizowanie dostępu do informacji publicznej i zapewnienie procedury ochrony danych osobowych. W ramach powierzonych zadań sekretarz najczęściej zarządza kadrami (do jego zadań należy przygotowanie opisu stanowisk pracy i koordynacja ocen pracowniczych, jak również koordynacja służby przygotowawczej). Może spełniać istotną rolę w naborze na stanowiska urzędnicze. Może być koordynatorem i nadzorującym prace komisji konkursowej, może także czynnie uczestniczyć w toku postępowania konkursowego, np. jako członek komisji (czy także jej przewodniczący). Jako osoba, która może posiadać kompetencje z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, sekretarz powinien znać uregulowania dotyczące naboru konkursowego i stosować je w praktyce. Ponadto sprawuje nadzór merytoryczny i koordynuje pracę na sesjach rady gminy. Bierze udział w procedurze uchwalania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej. Zajmuje się również opracowywaniem projektów dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje obowiązujące w urzędzie gminy. Jak zatem widać do zakres zadań sekretarza jest bardzo obszerny i wymaga wszechstronnego omówienia. Publikacją, która wyjaśnia trudne zagadnienia z którymi musi zmierzyć się sekretarz jest: Vademecum sekretarza Znajdą w niej Państwo omówienie: -14 podstawowych zadań i kompetencji sekretarza -Wymagań na stanowisku sekretarza -Ograniczeń w pracy sekretarz -Odpowiedzialności sekretarza -Dodatków do wynagrodzenia zasadniczego sekretarza -Czasu pracy sekretarza oraz jego uprawnień urlopowych -Procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze -Zasady organizowania służby przygotowawczej -Zasad dokonywania ocen okresowych pracowników (kto ocenia? Kto jest oceniany? Jak często powinny być dokonywane oceny? Forma i zakres oceny? Jakie są skutki prawne oceny negatywnej?) -Zasady awansu i naborów wewnętrznych w urzędzie (jakie są procedury w z zakresie awansów? Jakie są ograniczenia w tym zakresie? -Czasowego powierzenia wykonywania innej pracy -Zasady przenoszeń służbowych pracowników -Zasad dokonywania opisu stanowisk pracy -Nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków -Możliwości łączenia stanowisk w gminie -Zasad likwidacji i łączenia komórek organizacyjnych -Możliwości przekazywania zadań publicznych innym podmiotom -Możliwości przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne stanowiska, -Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu Na płycie CD dołączonej do publikacji znajdą Państwo ponad 20 wzorów dokumentów z zakresu zarządzania personelem w urzędzie, ochrony danych osobowych, organizacji pracy urzędu, dostępu do informacji publicznej m.in.: 1.Zarządzenie sprawie wprowadzenia zasad dokonywania opisów stanowisk pracy oraz ich aktualizacji 2.Opisy stanowisk pracy 3.Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby uprawnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy 4.Zarządzenie w sprawie ocen kwalifikacyjnych pracowników urzędu 5.Zarządzenie w sprawie wyznaczenia administratora ABI 6.Pełnomocnictwa i upoważnienia udzielane sekretarzowi i przez sekretarza 7.Regulaminy organizacyjne 8.Regulamin służby przygotowawczej 9.Polityka bezpieczeństwa informacji 10.Zarządzenie w sprawie organizacji, składu, trybu pracy i zakresu obowiązków członków komisji przetargowej